Alle Infos zum Erstellen, Bearbeiten und Konfigurieren von Prüfpositionen im Auditsystem AS Modul.
Dieses Video beantwortet Dir die folgenden Fragen:
- 0:00 Einleitung / Begrüßung
- 2:14 Wie erstelle ich eine neue Prüfposition im AS-Modul?
- 4:03 Welche Einstellungen kann ich an einer Prüfposition vornehmen?
- 7:11 Wie lege ich Bewertungen für Prüfpositionen fest?
- 8:41 Wie funktioniert die Gewichtung von Prüfpositionen?
- 11: 22 Was bedeutet die Wahrscheinlichkeit bei einer Prüfposition?
- 14:14 Was bedeutet Risiko bei einer Prüfposition?
- 16:07 Wie hinterlege ich Dokumente?
- 16:36 Wie hinterlege ich Arbeitsanweisungen?
- 17:47 Was sind Prüfposition Kategorien?
- 18:48 Wie erstelle und bearbeite ich Kategorien?
- 21:46 Muss ich Prüfpositionen freigeben?
- 22:14 Wie lösche ich eine Prüfposition?
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Zusammenfassung Video Inhalt
Willkommen zum Webcast QMSpot
Hallo und herzlich willkommen zu unserem Webcast QMSpot. Heute beschäftigen wir uns mit den Prüfpositionen im Modul Audit. Wir zeigen Euch, wie Ihr Prüfpositionen anlegt und verwaltet. Wenn Ihr wissen möchtet, wie Ihr die anderen Menüpunkte im Modul bearbeitet, schaut Euch gerne die anderen Videos an.
Wir konzentrieren uns heute auf die Prüfpositionen, die ich immer als ersten Schritt empfehle. Das wird auch im Erklärvideo zum Auditmodul erläutert.
Folgende Fragen klären wir:
- Wie erstellt Ihr neue Prüfpositionen im Auditmodul?
- Welche Einstellungen könnt Ihr an einer Prüfposition vornehmen?
- Wie legt Ihr Bewertungen für Prüfpositionen fest?
- Wie funktioniert die Gewichtung von Prüfpositionen?
- Was bedeuten Wahrscheinlichkeit und Risiko bei einer Prüfposition?
- Wie hinterlegt Ihr Dokumente und Arbeitsanweisungen?
- Was sind Prüfposition-Kategorien, und wie erstellt und bearbeitet Ihr sie?
- Müssen Prüfpositionen freigegeben werden?
- Wie löscht Ihr eine Prüfposition?
Wie erstellt Ihr neue Prüfpositionen im Auditmodul?
Geht im Menü zu „Audit“ und wählt den Punkt „Prüfpositionen“. Hier seht Ihr die Übersicht Eurer bereits hinzugefügten Prüfpositionen. Über das Plus-Symbol könnt Ihr eine neue Prüfposition erstellen. Tragt dort die Stammdaten ein und hinterlegt die Anweisungen und Kategorien entsprechend Euren Anforderungen.
Wenn Ihr weitere Informationen zur Bedienung benötigt, schaut Euch den entsprechenden Abschnitt in unserem Erklärvideo an.
Welche Einstellungen könnt Ihr an einer Prüfposition vornehmen?
Folgende Einstellungen könnt Ihr vornehmen:
- Nummerierung: Jede Prüfposition kann eine eindeutige, fixe Nummer erhalten, die sich an Eurem Audit-System orientiert.
- Name: Vergebt einen prägnanten Namen für die Prüfposition.
- Bewertungseinstellungen: Legt eine minimale und maximale Bewertung fest.
- Gewichtung: Bestimmt, wie wichtig diese Prüfposition innerhalb des Audits ist.
- Wahrscheinlichkeit und Risiko: Diese Werte orientieren sich an Eurer Risikoanalyse.
- Mangelkategorien: Ihr könnt fixe oder untergeordnete Mangelkategorien hinterlegen, die mit Eurem Mangelmanagementsystem verknüpft sind.
- Bedienelemente: Ihr könnt Eingabefelder hinzufügen, wie beispielsweise einzeilige oder mehrzeilige freie Eingaben für spezifische Daten wie gemessene Temperaturen.
- Features: Ihr könnt bestimmte Anforderungen definieren, wie die Verpflichtung, Bilder aufzunehmen, oder die Markierung als K.O.-Kriterium.
Wie legt Ihr Bewertungen für Prüfpositionen fest?
Die Bewertung erfolgt über minimal und maximal mögliche Punktzahlen. Wichtig ist, dass die maximale Punktzahl immer höher als die minimale sein muss.
Empfehlenswert ist ein konsistentes Bewertungsschema, z. B.:
- 0 Punkte: Nicht erfüllt
- 1 Punkt: Teilweise erfüllt
- 2 Punkte: Erfüllt
Alternativ könnt Ihr eine prozentuale Gewichtung nutzen, etwa 25 %, 50 %, 75 % und 100 %. Kunden können auch mit einer Skala von 0 bis 10 arbeiten. Wählt ein Schema, das zu Eurem Audit-System passt, und verwendet es durchgängig.
Wie funktioniert die Gewichtung von Prüfpositionen?
Die Gewichtung dient als Multiplikator. Wenn eine Prüfposition beispielsweise mit 2 Punkten bewertet wird und die Gewichtung 2 beträgt, ergibt sich eine maximale Punktzahl von 4.
Die Gewichtung erlaubt es, bestimmten Prüfpositionen innerhalb des Audits mehr Gewicht zu verleihen. Dadurch beeinflussen sie das Ergebnis stärker, wenn sie positiv oder negativ bewertet werden.
Was bedeuten Wahrscheinlichkeit und Risiko bei einer Prüfposition?
- Wahrscheinlichkeit: Sie gibt an, wie wahrscheinlich es ist, dass bei Nichtbeachtung der Prüfposition ein Problem entsteht.
- Risiko: Dies beschreibt die Schwere der Auswirkungen, falls ein Problem auftritt.
Beide Werte orientieren sich an Eurer Risikoanalyse. Falls Ihr noch keine Risikoanalyse durchgeführt habt, unterstützen wir Euch gerne dabei.
Wie hinterlegt Ihr Dokumente und Arbeitsanweisungen?
Dokumente und Anweisungen könnt Ihr über das Plus-Symbol hinzufügen. Entweder ladet Ihr neue Dateien hoch oder greift auf bereits vorhandene Dateien aus Eurem Dokumentenmanagementsystem zu.
Texte können ebenfalls direkt eingetragen werden, falls keine Dokumente benötigt werden.
Was sind Prüfposition-Kategorien, und wie erstellt und bearbeitet Ihr sie?
Kategorien sind Filtermöglichkeiten, die Euch helfen, Prüfpositionen besser zu organisieren. Beispielsweise können Kategorien nach Bereichen oder Funktionen unterteilt werden.
Neue Kategorien könnt Ihr direkt bei den Prüfpositionen über die drei Punkte oder im Tab „Kategorien“ hinzufügen. Bereits vorhandene Kategorien könnt Ihr bearbeiten, und Änderungen werden systemweit übernommen.
Müssen Prüfpositionen freigegeben werden?
Ja, Prüfpositionen müssen freigegeben werden, bevor sie verwendet werden können. Nach dem Hinzufügen einer neuen Prüfposition könnt Ihr diese zunächst speichern. Sie wird erst mit der Freigabe aktiv.
Das Freigabesystem ermöglicht es, Änderungen vorzunehmen, ohne dass diese sofort aktiv werden. Ihr könnt Audits im Hintergrund bearbeiten und Änderungen erst nach Abschluss der aktuellen Auditphase freigeben.
Wie löscht Ihr Prüfpositionen?
Wenn Ihr eine Prüfposition nicht mehr benötigt, könnt Ihr diese über die drei Punkte löschen. Bestätigt die Löschung, um sie aus dem System zu entfernen.
Das war ein kurzer Überblick über die Prüfpositionen im Auditmodul. Weitere Details zu Auditlisten findet Ihr in unserem nächsten Video. Vielen Dank für Eure Aufmerksamkeit, und wir sehen uns im nächsten Webcast!