Checklisten - CS Modul
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      19 - QMSpot - How to - Checklisten Reports anzeigen & exportieren - UPDATE | 21.11.2024

      Eine Anleitung zur Anzeige und dem Export von Checklisten Reports.

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      Zusammenfassung Video Inhalt

      Zusammenfassung des Webcasts: Reports in Checklisten

      Hallo und herzlich willkommen zu unserem Webcast QMSpot! Heute beschäftigen wir uns mit dem Thema Reports in Checklisten. Nachdem wir uns in den letzten Videos angeschaut haben, wie Checklisten erstellt und durchgeführt werden, widmen wir uns nun der Frage, wie die Ergebnisse einer Checkliste eingesehen, analysiert und exportiert werden können. Ziel ist es, Euch zu zeigen, wie Ihr effizient mit den Reports arbeitet und welche Filter- und Exportmöglichkeiten Euch zur Verfügung stehen.

      Themenübersicht

      • Was sind Checklisten-Reports?

      • Wie finde ich einen bestimmten Report?

      • Was bedeuten die farblichen Kennzeichnungen?

      • Wie exportiere ich Checklisten-Reports?

      • Kann ich Reports per E-Mail versenden?

      Was sind Checklisten-Reports?

      Checklisten-Reports dokumentieren alle durchgeführten Checklisten und geben Euch eine Übersicht über deren Status. Sie helfen dabei, die Qualität und Ordnungsmäßigkeit der durchgeführten Aufgaben zu überprüfen.

      1. Zugriff:

        • Nur Benutzer mit der entsprechenden Berechtigung oder Admins können Reports einsehen.

        • Zu finden im Menü unter "Checklisten" und dann "Reports".

      2. Inhalte der Reports:

        • Welche Checklisten wurden durchgeführt?

        • Welche Checklisten wurden mit Mängeln abgeschlossen?

        • Welche Checklisten wurden gelöscht?

        • Details wie Fälligkeitsdatum, Abschlusszeitpunkt und Löschgründe.

      3. Anwendungszweck:

        • Analyse der Systemnutzung.

        • Überprüfung der ordnungsgemäßen Durchführung.

      Wie finde ich einen bestimmten Report?

      Die Reports bieten zahlreiche Filteroptionen, um gezielt bestimmte Daten zu finden. So könnt Ihr effizient und schnell auf relevante Informationen zugreifen.

      1. Suchmöglichkeiten:

        • Nach Namen einer Aufgabe (z. B. "Kalte Küche").

        • Nach Zeitraum (heute, gestern, letzte 7 Tage, usw.).

      2. Filteroptionen:

        • Standortbezogene Aufgaben: Aufgaben, die einem spezifischen Standort zugeordnet sind.

        • Benutzerbezogene Aufgaben: Aufgaben, die individuell einem Benutzer zugewiesen sind (z. B. Schulungen).

        • Abschlussdatum oder Fälligkeitsdatum: Filterung nach Abschlusszeitpunkt oder dem ursprünglich geplanten Termin.

        • Status: Gelöschte, abgeschlossene oder zwischengespeicherte Checklisten.

      3. Hinweise:

        • Längere Zeiträume erhöhen die Ladezeit.

        • Große Datenmengen können in kleinere Abschnitte aufgeteilt werden, um Ladeprobleme zu vermeiden.

      Was bedeuten die farblichen Kennzeichnungen?

      Farbige Markierungen erleichtern die Unterscheidung der Checklisten nach ihrem Status. Folgende Farben werden verwendet:

      1. Rot:

        • Gelöschte Checklisten.

      2. Grün:

        • Abgeschlossene Checklisten ohne Mängel.

      3. Orange:

        • Checklisten, die mit Mängeln abgeschlossen wurden.

      4. Grau:

        • Zwischengespeicherte Checklisten, die noch in Bearbeitung sind.

      Zusätzliche Symbole wie Sprechblasen (Kommentare), Büroklammern (Anhänge) oder Prozentzeichen (Hygienekontrollen) geben weitere Hinweise zum Status der Checklisten.

      Wie exportiere ich Checklisten-Reports?

      Das System bietet verschiedene Möglichkeiten, Checklisten-Reports zu exportieren, um sie weiterzuverarbeiten oder zu archivieren.

      1. Einzelexport:

        • Über das Druckersymbol bei einer Checkliste.

        • Export als PDF mit oder ohne Mängelbericht.

      2. Filterbasierter Export:

        • Nach Anwendung eines Filters können alle gefilterten Daten exportiert werden.

        • Auswahl zwischen Übersicht oder Detailansicht.

      3. Mehrfachauswahl:

        • Mehrere Checklisten können gleichzeitig exportiert werden.

        • Der Export erfolgt als ZIP-Datei, die alle ausgewählten Berichte enthält.

      Kann ich Reports per E-Mail versenden?

      Ja, die Exportfunktion ermöglicht den Versand von Reports per E-Mail. Dies ist besonders nützlich, um Prüfer oder externe Stellen schnell mit den benötigten Daten zu versorgen.

      1. Vorgehen:

        • Nach Auswahl des Exports "Per E-Mail senden" auswählen.

        • Empfängeradressen können frei eingegeben oder aus dem System übernommen werden.

      2. Anwendungsbeispiele:

        • Versand an externe Prüfer oder Behörden.

        • Automatisierte Versendung von Berichten bei Abschluss einer Checkliste.

      Ausblick

      Das Reporting-System wird kontinuierlich weiterentwickelt. Künftige Updates werden die Analyse- und Exportmöglichkeiten weiter verbessern, sodass Ihr noch einfacher und gezielter auf Eure Daten zugreifen könnt.

      Fazit

      Checklisten-Reports bieten eine umfassende Möglichkeit, die durchgeführten Aufgaben zu analysieren und sicherzustellen, dass alle Anforderungen erfüllt werden. Mit den zahlreichen Filter- und Exportoptionen könnt Ihr gezielt auf die wichtigsten Informationen zugreifen und diese effizient nutzen. Wir hoffen, diese Übersicht hilft Euch dabei, die Reports optimal einzusetzen.

      Vielen Dank fürs Zuschauen und bis zum nächsten Mal!