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How to QMSpot? - Webcast mit Benno

Checklisten - CS Modul

16 - QMSpot - How to - Checklisten erstellen & bearbeiten - UPDATE | 17.10.2024

Lerne wie Du Checklisten anlegst, und entdecke alle verfügbaren Optionen.

Dieses Video beantwortet Dir die folgenden Fragen:

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Zusammenfassung Video Inhalt

Einführung

Hallo und herzlich willkommen zu unserem Webcast. Nach einigen kleinen Startschwierigkeiten, die für euch im Video herausgeschnitten wurden, gehen wir heute direkt zum Thema über. In diesem Video beschäftigen wir uns mit dem Thema "Checklisten erstellen". Nachdem wir uns im letzten Video den Gesamtaufbau des Moduls Checklisten angeschaut haben, gehen wir heute ins Detail, um die Erstellung von Checklisten zu behandeln.

Themenübersicht

In diesem Video werden wir folgende Fragen klären:

Wie lege ich eine neue Checkliste an?
Wie erstelle ich Checklisten-Favoriten?
Wie füge ich in einer Checkliste Prüfpositionen hinzu?
Wozu kann ich Prüfpositionen miteinander verbinden?
Wie stelle ich Abhängigkeiten von Prüfpositionen ein?
Kann ich einzelne Prüfpositionen ausblenden?
Kann ich Prüfpositionen mehrfach verwenden?
Was bedeutet CCP bei einer Prüfposition?
Was bedeutet es, wenn eine Checkliste "ad-hoc verfügbar" ist?
Wie hinterlege ich Arbeitsanweisungen oder Dokumente?
Welche Funktionen und Einstellungen kann ich beim Anlegen einer Checkliste verwalten?
Was sind Checklisten-Kategorien?
Wie bearbeite ich Kategorien?

Wie lege ich eine neue Checkliste an?

Eine neue Checkliste dient dazu, spezifische Prüfpositionen und Arbeitsabläufe zu strukturieren und zu dokumentieren. Durch die Erstellung einer neuen Checkliste könnt ihr individuelle Anforderungen abbilden.

Schritte:

Klickt auf das Symbol "Hinzufügen".
Wählt "Neu" aus (Option "Aus Vorlage" ist derzeit nur eingeschränkt verfügbar).
Füllt die Checkliste mit den benötigten Daten, Prüfpositionen und Informationen.
Speichert die Checkliste.

Wie erstelle ich Checklisten-Favoriten?

Checklisten-Favoriten erleichtern den schnellen Zugriff auf häufig genutzte Listen. Favoriten sind für alle mit Zugriff auf Checklisten im Dashboard sichtbar.

Schritte:

Öffnet die gewünschte Checkliste oder erstellt eine neue.
Geht zum Menüpunkt "Daten".
Setzt ein Häkchen bei "Favoriten", um die Checkliste im Dashboard unter "Favoriten" sichtbar zu machen.
Möchtet ihr den Favoritenstatus entfernen, nehmt das Häkchen weg und speichert.

Wie füge ich einer Checkliste Prüfpositionen hinzu?

Prüfpositionen bilden die Basis jeder Checkliste und definieren die einzelnen Aufgaben oder Messungen, die durchgeführt werden müssen.

Schritte:

Navigiert zum Abschnitt "Prüfpositionen" innerhalb der Checkliste.
Wählt eine der folgenden Optionen:
- Klickt auf das grüne Symbol, um bestehende Prüfpositionen auszuwählen.
- Klickt auf "Erstellen", um eine neue Prüfposition hinzuzufügen.
Für bestehende Prüfpositionen: Nutzt die Filter- und Suchoptionen, um die benötigte Prüfposition schnell zu finden.
Markiert die gewünschten Prüfpositionen und klickt auf "Hinzufügen".
Speichert die Checkliste.

Wozu kann ich Prüfpositionen miteinander verbinden?

Das Verbinden von Prüfpositionen ermöglicht die Erstellung dynamischer Checklisten, bei denen Prüfpositionen abhängig von vorherigen Antworten ein- oder ausgeblendet werden.

Beispiel:

Startet mit der Frage "Wurde Ware geliefert?".
Bei "Ja" erscheinen weitere Prüfpositionen (z. B. Temperaturkontrolle).
Bei "Nein" wird die Liste abgeschlossen.

Wie stelle ich Abhängigkeiten von Prüfpositionen ein?

Abhängigkeiten erlauben es, Prüfpositionen anhand definierter Bedingungen zu steuern. Diese Funktion hilft, die Checklisten an spezifische Szenarien anzupassen.

Schritte:

Klickt auf die drei Punkte bei einer Prüfposition.
Wählt "Prüfpositionen verbinden".
Definiert die Bedingung (z. B.: "Wenn Wert = 10, dann ausblenden").
Speichert die Verbindung.

Kann ich einzelne Prüfpositionen ausblenden?

Versteckte Prüfpositionen bleiben Teil der Checkliste, sind jedoch für den Benutzer während der Durchführung nicht sichtbar. Diese Funktion eignet sich besonders für saisonale Anpassungen.

Schritte:

Öffnet die Checkliste.
Wählt die Prüfposition aus, die ausgeblendet werden soll.
Setzt die Prüfposition auf "Versteckt".
Speichert die Checkliste.

Kann ich Prüfpositionen mehrfach verwenden?

Die Mehrfachverwendung einer Prüfposition erlaubt es, dieselbe Aufgabe oder Messung beliebig oft in einer Checkliste durchzuführen.

Schritte:

Aktiviert die Option "Mehrfachverwendung" bei der Prüfposition.
Klickt während der Durchführung der Checkliste auf das Plussymbol, um die Prüfposition zu duplizieren.
Füllt die duplizierten Prüfpositionen aus.

Was bedeutet CCP?

CCP (Critical Control Point) markiert besonders kritische Prüfpunkte. Diese Punkte lösen im Mangelmanagement automatisch spezifische Eskalationsketten aus.

Wichtig:

CCP-Punkte werden automatisch mit hoher Priorität versehen.
Eskalationsketten und Benachrichtigungen werden entsprechend der hinterlegten Einstellungen ausgelöst.

Was bedeutet es, wenn eine Checkliste ad-hoc verfügbar ist?

Ad-hoc verfügbare Checklisten können unabhängig von geplanten Aufgaben genutzt werden. Diese Funktion ermöglicht maximale Flexibilität bei der Durchführung.

Schritte:

Aktiviert die Option "Ad-hoc Verfügbarkeit" in der Checkliste.
Generiert bei Bedarf einen QR-Code für die Checkliste.
Beschränkt den Zugriff optional auf bestimmte Benutzergruppen.
Definiert, ob ein PDF automatisch bei Abschluss versendet werden soll.

Wie hinterlege ich Arbeitsanweisungen oder Dokumente?

Arbeitsanweisungen und Dokumente dienen als Unterstützung für die Durchführung von Checklisten. Sie können direkt in der Checkliste hinterlegt werden.

Schritte:

Navigiert zum Abschnitt "Anweisungen, Info und Dokumente".
Klickt auf das Plussymbol, um eine neue Datei hochzuladen oder eine bestehende auszuwählen.
Nutzt ausschließlich PDF- oder Bilddateien (z. B. JPEG).
Speichert die Änderungen.

Welche Funktionen und Einstellungen kann ich beim Anlegen einer Checkliste verwalten?

Das System bietet zahlreiche Funktionen, um Checklisten individuell anzupassen. Dazu zählen unter anderem:

Automatisches Abhaken von Checkboxen.
Festlegen von Swipe- oder Listenansicht.
Aktivierung einer 100%-Kontrolle mit Foto-Upload.
Anzeige von Arbeitsanweisungen direkt bei den Prüfpositionen.

Schritte:

Wählt die gewünschte Funktion während der Checklistenerstellung aus.
Aktiviert die jeweiligen Optionen durch Setzen der Häkchen.
Speichert die Einstellungen.

Was sind Checklisten-Kategorien?

Kategorien erleichtern die Organisation und Filterung von Checklisten. Sie ermöglichen eine schnelle Suche und eine klare Zuordnung zu spezifischen Anforderungen.

Beispiel:

Erstellt eine Kategorie "Behördenbesuch", um alle relevanten Checklisten für diesen Zweck zu bündeln.

Schritte:

Öffnet den Tab "Kategorien" neben "Checklisten".
Erstellt neue Kategorien oder bearbeitet bestehende.
Speichert die Änderungen.

Wie bearbeite ich Kategorien?

Kategorien können jederzeit angepasst werden, um Änderungen in der Struktur oder den Anforderungen zu berücksichtigen.

Schritte:

Öffnet den Tab "Kategorien" neben "Checklisten".
Wählt die gewünschte Kategorie aus.
Bearbeitet den Namen oder fügt neue Kategorien hinzu.
Speichert die Änderungen.

Fazit

Mit den heute besprochenen Funktionen könnt ihr eigenständig Checklisten erstellen und anpassen. Sollten noch Fragen offen sein, meldet euch gerne. Schaut euch auch die ergänzenden Videos zu Prüfpositionen oder Verbindungen an, um das Beste aus euren Checklisten herauszuholen.

Vielen Dank fürs Zuschauen und bis zum nächsten Video! Macht's gut, ciao!