Das nächste Thema in unserem Webcast – Aufgaben erstellen & verteilen im MY Modul.
Lerne alles über das Erstellen und Verwalten von Aufgaben und Fälligkeiten in QMSpot.
Dieses Video beantwortet Dir die folgenden Fragen:
- 0:00 Einleitung / Begrüßung
- 1:44 Wie verwende ich Aufgaben?
- 4:03 Welche Aufgaben kann ich erstellen?
- 9:06 Wie erstelle ich Aufgaben?
- 9:40 Wie kann ich wiederkehrende Aufgaben erstellen?
- 12:47 Was sind Fälligkeiten?
- 14:37 Wie lege ich fest wer eine Aufgabe erledigen soll?
- 20:30 Wie sehe ich das eine Aufgabe überfällig ist?
- 21:42 Kann ich Aufgaben zeitlich verschieben?
- 25:00 Kann ich Aufgaben löschen?
- 26:29 Wozu dient die Aufgaben Funktion „Bereinigung“?
- 27:58 Kann ich mehrere Aufgaben auf einmal löschen?
- 30:40 Wozu dienen die Aufgaben Kategorien?
- 32:08 Wie erstelle oder bearbeite ich Kategorien?
- 32:50 Wozu dienen die Aufgaben Bereiche?
- 35:53 Wie erstelle ich Bereiche?
- 36:38 Wie weise ich Aufgaben Standorten, Benutzern oder Gruppen zu?
- 38:54 Ausleitung / Verabschiedung
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Zusammenfassung Video Inhalt
Einleitung
Herzlich willkommen zu unserem Webcast. Heute beschäftigen wir uns mit dem Thema Aufgaben erstellen und verteilen. Dieses Video gibt euch einen umfassenden Überblick über das Aufgabenmodul und zeigt, wie ihr Aufgaben effizient erstellen, zuweisen und verwalten könnt, um euer System mit Leben zu füllen.
Themenübersicht
In diesem Video klären wir folgende Fragen:
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Wie verwende ich Aufgaben?
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Welche Aufgaben kann ich erstellen?
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Wo sehe ich, welche Aufgaben ich zu erledigen habe?
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Wie erstelle ich eine Aufgabe?
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Wie kann ich wiederkehrende Aufgaben erstellen?
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Was sind Fälligkeiten?
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Wie lege ich fest, wer eine Aufgabe erledigen soll?
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Wie sehe ich, dass eine Aufgabe überfällig ist?
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Kann ich Aufgaben zeitlich verschieben?
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Kann ich Aufgaben löschen?
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Wozu dient die Aufgabenfunktion Bereinigung?
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Kann ich mehrere Aufgaben auf einmal löschen?
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Wozu dienen die Aufgaben-Kategorien?
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Wie erstelle oder bearbeite ich Kategorien?
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Wozu dienen die Aufgaben-Bereiche?
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Wie erstelle ich Bereiche?
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Wie weise ich Aufgaben Standorten, Benutzern oder Gruppen zu?
Wie verwende ich Aufgaben?
Zusammenfassung: Das Aufgabenmodul ermöglicht die zentrale Verwaltung von Aufgaben, deren Erstellung und Zuweisung an Mitarbeiter. Ihr erreicht das Modul über das Menü Aufgaben, das verschiedene Unterpunkte wie Dashboard, Aufgaben, Bereiche, Fälligkeiten und Bereinigung bietet.
Schritte:
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Öffnet das Menü Aufgaben.
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Klickt auf Erstellen, um eine neue Aufgabe hinzuzufügen.
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Alternativ könnt ihr über das Ad-hoc-Menü eine schnelle Aufgabe erstellen.
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Verwendet das Aufgaben-Dashboard, um einen Überblick über offene, fällige oder überfällige Aufgaben zu erhalten.
Welche Aufgaben kann ich erstellen?
Zusammenfassung: Es gibt verschiedene Aufgabentypen, die unterschiedliche Anforderungen abdecken: einfache Aufgaben, Mangelaufgaben, Checklistenaufgaben, Temperaturmessungen, Audits und Wartungen.
Aufgabentypen:
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Einfache Aufgabe: Allgemeine Zuweisung, z. B. Erinnerungen oder kleine Aufgaben.
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Mangelaufgabe: Verknüpft mit Mängeln, um diese zu beheben.
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Checklistenaufgabe: Zuweisung einer Checkliste an eine Person oder Gruppe.
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Temperaturmessung: Manuelle Messungen in Verbindung mit Sensorik.
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Audit: Geplante Überprüfungen an Standorten.
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Wartung: Aufgaben im Zusammenhang mit Gerätewartungen.
Schritte:
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Wählt den passenden Aufgabentyp aus.
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Gebt die erforderlichen Parameter ein.
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Speichert die Aufgabe.
Wie erstelle ich eine Aufgabe?
Zusammenfassung: Aufgaben werden im Menü Aufgaben erstellt, indem ihr den Aufgabentyp, den Zeitplan und die Zuweisung definiert.
Schritte:
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Geht ins Menü Aufgaben und klickt auf Erstellen.
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Wählt den Aufgabentyp aus (z. B. Checklistenaufgabe).
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Definiert die Details der Aufgabe (z. B. Checkliste auswählen).
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Legt einen Zeitplan fest (z. B. Fälligkeit oder Wiederholung).
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Weist Standorte und Benutzer oder Gruppen zu.
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Speichert die Aufgabe.
Wie kann ich wiederkehrende Aufgaben erstellen?
Zusammenfassung: Wiederkehrende Aufgaben werden durch den Zeitplan definiert. Ihr könnt Startdatum, Wiederholungsfrequenz und Fälligkeit festlegen.
Schritte:
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Wählt im Aufgabenmenü die Option Erstellen.
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Legt unter Zeitplan das Startdatum fest.
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Wählt die Wiederholungsfrequenz (z. B. täglich, wöchentlich, monatlich).
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Definiert die Tage der Wiederholung (z. B. Montag bis Freitag).
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Speichert die Aufgabe.
Was sind Fälligkeiten?
Zusammenfassung: Fälligkeiten sind die konkreten Ausführungszeitpunkte einer Aufgabe. Sie entstehen aus der Masteraufgabe und erscheinen im Dashboard der Benutzer.
Schritte:
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Fälligkeiten werden automatisch aus der Masteraufgabe generiert.
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Überprüft die Fälligkeiten im Menü Fälligkeiten oder im Dashboard.
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Klickt auf eine Fälligkeit, um die Aufgabe auszuführen.
Wie lege ich fest, wer eine Aufgabe erledigen soll?
Zusammenfassung: Die Zuweisung erfolgt über Standorte, Benutzergruppen oder Einzelbenutzer. Es ist wichtig, Benutzergruppen dynamisch zu verwalten.
Schritte:
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Wählt im Aufgabenmenü die Option Erstellen.
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Legt Standorte fest, an denen die Aufgabe durchgeführt werden soll.
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Wählt Benutzergruppen oder Einzelbenutzer aus.
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Optional: Aktiviert "Von jedem zuständigen Benutzer auszuführen", falls erforderlich.
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Speichert die Aufgabe.
Wie sehe ich, dass eine Aufgabe überfällig ist?
Zusammenfassung: Überfällige Aufgaben sind im Dashboard oder im Menü Fälligkeiten sichtbar und werden dort entsprechend markiert.
Schritte:
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Geht ins Aufgaben-Dashboard.
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Klickt auf Überfällige Aufgaben, um Details einzusehen.
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Alternativ: Wechselt ins Menü Fälligkeiten und klickt auf den Tab Überfällig.
Kann ich Aufgaben zeitlich verschieben?
Zusammenfassung: Aufgaben können verschoben werden, wenn Benutzer die entsprechenden Rechte haben. Dies ist nützlich, wenn Aufgaben nicht rechtzeitig erledigt werden können.
Schritte:
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Öffnet die Fälligkeit im Dashboard.
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Klickt auf Verschieben.
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Gebt einen Grund an und wählt ein neues Datum und eine Uhrzeit.
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Speichert die Änderungen.
Kann ich Aufgaben löschen?
Zusammenfassung: Das Löschen von Aufgaben erfordert entsprechende Rechte und sollte nur mit Bedacht erfolgen.
Schritte:
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Öffnet die Aufgabe oder Fälligkeit.
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Klickt auf Löschen (im Menü oder bei Fälligkeiten).
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Bestätigt die Löschung und gebt einen Grund an.
Wozu dient die Aufgabenfunktion Bereinigung?
Zusammenfassung: Die Bereinigung ermöglicht das Löschen mehrerer Fälligkeiten gleichzeitig, z. B. nach Feiertagen oder ungenutzten Zeiträumen.
Schritte:
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Geht ins Menü Bereinigung.
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Wählt den Zeitraum und die Standorte aus.
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Klickt auf Löschen und gebt einen Grund an.
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Bestätigt die Löschung.
Kann ich mehrere Aufgaben auf einmal löschen?
Zusammenfassung: Mehrere Fälligkeiten können über die Bereinigung oder die Filterfunktion im Menü Fälligkeiten gelöscht werden.
Schritte:
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Geht ins Menü Fälligkeiten.
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Setzt Filter (z. B. nach Zeitraum oder Standort).
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Klickt auf Überfällige Aufgaben löschen.
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Bestätigt die Löschung.
Wozu dienen die Aufgaben-Kategorien?
Zusammenfassung: Kategorien dienen der Filterung und Organisation von Aufgaben, z. B. nach Intervallen oder Typen.
Schritte:
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Geht ins Menü Kategorien.
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Erstellt oder bearbeitet Kategorien.
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Verwendet Kategorien zur Filterung im Dashboard oder in Berichten.
Wie erstelle oder bearbeite ich Kategorien?
Zusammenfassung: Kategorien können hinzugefügt, bearbeitet oder gelöscht werden, um die Aufgabenstruktur zu verbessern.
Schritte:
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Öffnet den Tab Kategorien.
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Klickt auf Hinzufügen, um eine neue Kategorie zu erstellen.
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Passt bestehende Kategorien durch Anklicken und Bearbeiten an.
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Speichert die Änderungen.
Wozu dienen die Aufgaben-Bereiche?
Zusammenfassung: Bereiche dienen der Unterteilung von Aufgaben in thematische Gruppen, z. B. Reinigung, Temperaturmessung oder Qualitätssicherung.
Schritte:
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Öffnet das Menü Bereiche.
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Erstellt neue Bereiche oder bearbeitet bestehende.
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Ordnet Aufgaben den entsprechenden Bereichen zu.
Wie erstelle ich Bereiche?
Zusammenfassung: Bereiche werden erstellt, um Aufgaben klarer zu strukturieren und in Dashboards übersichtlich anzuzeigen.
Schritte:
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Geht ins Menü Bereiche.
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Klickt auf Erstellen und gebt einen Namen ein.
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Speichert den neuen Bereich.
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Weist den Bereich einer Aufgabe zu.
Wie weise ich Aufgaben Standorten, Benutzern oder Gruppen zu?
Zusammenfassung: Die Zuweisung erfolgt über den unteren Bereich im Aufgabenmenü. Dort könnt ihr Standorte, Benutzergruppen oder Einzelbenutzer auswählen.
Schritte:
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Wählt im Aufgabenmenü Erstellen.
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Gebt den Aufgabentyp und die Details ein.
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Legt Standorte und Benutzergruppen oder Einzelbenutzer fest.
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Fügt Kategorien und Bereiche hinzu.
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Speichert die Aufgabe.
Fazit
In diesem Video haben wir das Erstellen und Verwalten von Aufgaben im Aufgabenmodul detailliert besprochen. Mit diesen Tipps könnt ihr das Modul optimal nutzen. Sollten noch Fragen offen sein, meldet euch gerne. Vielen Dank fürs Zuschauen, und bis zum nächsten Video. Macht's gut, ciao!