Das nächste Thema in unserem Webcast – Dokumente verwalten & verteilen im MY Modul.
QMSpot – Dokumente verwalten und verteilen – MY-Modul
Entdecke die Möglichkeiten der zentralen Verwaltung und gezielten Verteilung von Dokumenten.
Dieses Video beantwortet Dir die folgenden Fragen:
- 0:00 Einleitung / Begrüßung
- 1:20 Wie stelle ich Mitarbeitern Dokumente bereit?
- 8:02 Kann ich ein Dokument umbenennen?
- 8:23 Wie kann ich Änderungen an Dokumenten beobachten?
- 10:04 Kann ich ein Dokument austauschen?
- 12:34 Wie kann ich Dokumente für externe Personen freigeben?
- 14:32 Kann ich Dokumente herunterladen?
- 15:04 Wie erstelle ich neue Ordner?
- 18:39 Können Dokumente in andere Ordner verschoben werden?
- 19:53 Gibt es Berechtigungen für Dokumente und Ordner?
- 22:37 Werden Änderungen an Dokumenten in einer Historie festgehalten?
- 23:54 Wie kann ich Ordner oder Dokumente löschen?
- 25:04 Ausleitung / Verabschiedung
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Zusammenfassung Video Inhalt
Einleitung
Herzlich willkommen zu unserem Webcast. Heute widmen wir uns dem Dokumentenmanagement in QMSpot. Wir zeigen euch, wie ihr Dokumente effektiv verwalten könnt, um eure Prozesse zu optimieren. Ziel ist es, den Zugang zu relevanten Informationen zu vereinfachen und eure Arbeitsabläufe zu unterstützen.
Themenübersicht
In diesem Video behandeln wir folgende Fragen:
- Wie stelle ich Mitarbeitern Dokumente bereit?
- Kann ich ein Dokument umbenennen?
- Wie kann ich Änderungen an Dokumenten beobachten?
- Kann ich ein Dokument austauschen?
- Wie kann ich Dokumente für externe Personen freigeben?
- Kann ich Dokumente herunterladen?
- Wie erstelle ich neue Ordner?
- Können Dokumente in andere Ordner verschoben werden?
- Gibt es Berechtigungen für Dokumente und Ordner?
- Werden Änderungen an Dokumenten in einer Historie festgehalten?
- Wie kann ich Ordner oder Dokumente löschen?
Wie stelle ich Mitarbeitern Dokumente bereit?
Das Bereitstellen von Dokumenten für Mitarbeiter erfolgt über das Dokumentenmodul. Es bietet eine zentrale Plattform zur Organisation und Freigabe von Dateien.
Zusammenfassung: Dokumente können in spezifischen Ordnern gespeichert und über Berechtigungen freigegeben werden. Systemordner sind vorgegeben und können nicht verändert werden, benutzerdefinierte Ordner bieten mehr Flexibilität.
Schritte:
- Geht im Menü unter Verwaltung auf den Punkt Dokumente.
- Wählt einen passenden Ordner oder erstellt einen neuen.
- Ladet Dokumente hoch, die freigegeben werden sollen.
- Überprüft die Berechtigungen, um sicherzustellen, dass die richtigen Personen Zugriff haben.
- Optional: Bindet Dokumente in Checklisten ein, um sie direkt in Arbeitsabläufen verfügbar zu machen.
Kann ich ein Dokument umbenennen?
Das Umbenennen von Dokumenten hilft, Dateinamen konsistent und leicht auffindbar zu halten.
Zusammenfassung: Dokumente können umbenannt werden, und Nutzergruppen können benachrichtigt werden, um über die Änderung informiert zu sein.
Schritte:
- Öffnet das Dreipunkt-Menü des Dokuments.
- Wählt Umbenennen aus.
- Gebt den neuen Namen ein und entscheidet, ob eine Benachrichtigung an verknüpfte Benutzergruppen gesendet werden soll.
- Speichert die Änderungen.
Wie kann ich Änderungen an Dokumenten beobachten?
Die Beobachten-Funktion informiert euch über Änderungen an Dokumenten, die von anderen Nutzern vorgenommen werden.
Zusammenfassung: Mit der Beobachten-Funktion könnt ihr Änderungen an Dokumenten oder Ordnern überwachen und sicherstellen, dass keine unbemerkten Änderungen erfolgen.
Schritte:
- Öffnet das Dreipunkt-Menü des Dokuments.
- Klickt auf Beobachten.
- Änderungen werden per Benachrichtigung kommuniziert.
- Um die Beobachtung zu beenden, wählt Nicht mehr beobachten.
Kann ich ein Dokument austauschen?
Das Austauschen eines Dokuments ersetzt die Datei an allen verknüpften Stellen, ohne dass die Verknüpfungen verloren gehen.
Zusammenfassung: Dokumente können ausgetauscht werden, um aktualisierte Versionen bereitzustellen. Bestehende Verknüpfungen bleiben dabei erhalten.
Schritte:
- Öffnet das Dreipunkt-Menü des Dokuments.
- Wählt Austauschen.
- Ladet die neue Datei hoch.
- Entscheidet, ob Benutzergruppen benachrichtigt oder Aufgaben zur Bestätigung der Änderung erstellt werden sollen.
- Speichert die Änderungen.
Wie kann ich Dokumente für externe Personen freigeben?
Dokumente können für externe Personen über einen temporären Freigabelink bereitgestellt werden.
Zusammenfassung: Freigabelinks ermöglichen externen Personen den Zugriff auf Dokumente, ohne dass sie einen Benutzeraccount benötigen.
Schritte:
- Öffnet das Dreipunkt-Menü des Dokuments.
- Wählt Freigabe.
- Kopiert den Freigabelink oder versendet ihn direkt per E-Mail.
- Der Link ist standardmäßig 7 Tage gültig.
Kann ich Dokumente herunterladen?
Dokumente, die in QMSpot gespeichert sind, können jederzeit heruntergeladen werden.
Zusammenfassung: Herunterladen ermöglicht es, Dateien lokal zu speichern und offline zu nutzen.
Schritte:
- Öffnet das Dreipunkt-Menü des Dokuments.
- Klickt auf Herunterladen.
- Speichert die Datei auf eurem Gerät.
Wie erstelle ich neue Ordner?
Neue Ordner helfen, eine individuelle Struktur für eure Dokumente zu schaffen.
Zusammenfassung: Ordner können erstellt werden, um Dokumente zu organisieren und die Zugriffsrechte individuell anzupassen.
Schritte:
- Klickt im Dokumentenmodul auf Hinzufügen.
- Wählt Neuer Ordner.
- Gebt den Namen des Ordners ein und speichert.
- Passt die Berechtigungen des Ordners an, falls nötig.
Können Dokumente in andere Ordner verschoben werden?
Dokumente können problemlos in andere Ordner verschoben werden, ohne dass bestehende Verknüpfungen verloren gehen.
Zusammenfassung: Das Verschieben von Dokumenten hilft, die Struktur zu optimieren, ohne die Funktionalität zu beeinträchtigen.
Schritte:
- Öffnet das Dreipunkt-Menü des Dokuments.
- Wählt Verschieben.
- Wählt den Zielordner aus und bestätigt.
Gibt es Berechtigungen für Dokumente und Ordner?
Berechtigungen regeln den Zugriff und die Bearbeitungsmöglichkeiten von Dokumenten und Ordnern.
Zusammenfassung: Berechtigungen können auf Ordner- oder Dokumentenebene individuell vergeben werden, um den Zugriff zu steuern.
Schritte:
- Öffnet die Berechtigungsübersicht eines Ordners oder Dokuments.
- Fügt Benutzer oder Benutzergruppen hinzu.
- Wählt zwischen Lesen oder Schreiben.
- Aktiviert optional die Option Untergeordnete Elemente übernehmen.
- Speichert die Einstellungen.
Werden Änderungen an einem Dokument in einer Historie festgehalten?
Die Historie dokumentiert Änderungen an einem Dokument und zeigt an, wer was wann geändert hat.
Zusammenfassung: Die Änderungsverfolgung gibt euch Transparenz über die Nutzung und Anpassungen von Dokumenten.
Schritte:
- Öffnet das Dreipunkt-Menü des Dokuments.
- Wählt Historie.
- Überprüft die Änderungen, die mit Datum, Uhrzeit und Benutzer angezeigt werden.
Wie kann ich Ordner oder Dokumente löschen?
Ordner und Dokumente können gelöscht werden, wobei sie zunächst in den Papierkorb verschoben werden.
Zusammenfassung: Gelöschte Dokumente oder Ordner können innerhalb von 30 Tagen aus dem Papierkorb wiederhergestellt werden.
Schritte:
- Öffnet das Dreipunkt-Menü des Dokuments oder Ordners.
- Klickt auf Löschen.
- Bestätigt die Löschung.
- Wiederherstellen: Geht zum Papierkorb und wählt die Option Wiederherstellen.
Fazit
Das Dokumentenmanagement in QMSpot bietet euch eine flexible und strukturierte Lösung, um Dateien zu organisieren und effizient bereitzustellen. Mit den beschriebenen Funktionen könnt ihr sicherstellen, dass eure Dokumente leicht zugänglich und aktuell sind. Sollten noch Fragen bestehen, meldet euch gerne. Vielen Dank fürs Zuschauen, und bis zum nächsten Video. Alles Gute, ciao!