07 - QMSpot - How to - Kontakte anlegen & verwalten | UPADTE - 20.06.2024

Das nächste Thema in unserem Webcast – Kontakte anlegen & verwalten im My-Modul.

Sollte das Video beim Abspielen eine schlechte Qualität haben, dann geh bitte unten über das Zahnrad-Symbol im Player in die Einstellungen und erhöhe die Wiedergabequalität. Die Einstellung „Auto“ sollte das für Dich beste Ergebnis liefern.

Zusammenfassung Video Inhalt

Einleitung

Herzlich willkommen zu unserem Webcast! Heute widmen wir uns dem Thema: Kontakte anlegen und verwalten. In diesem Video klären wir, wie ihr in QMSpot Kontakte sinnvoll nutzen könnt, um die interne und externe Kommunikation effizient zu gestalten.

Themenübersicht

In diesem Video behandeln wir folgende Fragen:

• Wozu dienen die Kontakte in der Verwaltung?
• Wie erstelle ich eine neue Kontaktperson?
• Wo kann ich einen Kontakt bearbeiten?
• Wie lösche ich eine Kontaktperson?
• Wie weise ich einen Kontakt einem bestimmten Standort zu?

Ihr findet die Verwaltung von Kontakten im Menü Verwaltung > Kontakte. Hier könnt ihr alle Kontakte anlegen und verwalten. Wie das im Einzelnen funktioniert, erfahrt ihr in den folgenden Abschnitten.

Wozu dienen die Kontakte in der Verwaltung?

Zusammenfassung:
Kontakte in QMSpot dienen als zentrales Verzeichnis, um interne und externe Ansprechpartner zu verwalten. Sie sind hilfreich, um:

• Servicetechniker oder Lieferanten für Serviceanfragen zu hinterlegen.
• Interne Kontaktpersonen zu dokumentieren, die nicht direkt als Benutzer in QMSpot angelegt sind.
• Kontakte für Module wie das Gerätemodul oder Produktrückrufmodul zu verwenden.

Beispiele:

• Servicetechniker für eine defekte Kaffeemaschine.
• Lieferanten für Produktrückrufe.
• Interne Ansprechpartner für spezifische Aufgaben.

Wie erstelle ich eine neue Kontaktperson?

Zusammenfassung:
Neue Kontakte werden über das Menü Verwaltung > Kontakte angelegt. Ihr könnt entweder neue Kontakte erstellen oder vorhandene Benutzer als Kontakt hinterlegen.

Schritte:

1. Navigiert zu Verwaltung > Kontakte.
2. Klickt auf Hinzufügen und wählt:
   • Neuer Kontakt oder
   • Aus vorhandenem Benutzer.
3. Gebt die Stammdaten ein:
   • Anrede, Vorname, Nachname, Telefonnummer, E-Mail-Adresse.
   • Optional: Firmendaten und Abteilung.
4. Standorte zuweisen: Definiert, für welche Standorte der Kontakt relevant ist.
5. Klickt auf Speichern.

Wo kann ich einen Kontakt bearbeiten?

Zusammenfassung:
Bestehende Kontakte können jederzeit bearbeitet werden, um z. B. Telefonnummern oder E-Mail-Adressen zu aktualisieren.

Schritte:

1. Geht zu Verwaltung > Kontakte.
2. Klickt auf den Kontakt oder wählt die drei Punkte neben dem Kontakt aus und klickt auf Bearbeiten.
3. Nehmt die gewünschten Änderungen vor, z. B.:
   • Aktualisierung der E-Mail-Adresse.
   • Hinzufügen einer Abteilung oder einer zusätzlichen Telefonnummer.
4. Klickt auf Speichern.

Wie lösche ich eine Kontaktperson?

Zusammenfassung:
Kontakte können über die Übersicht gelöscht werden, wenn sie nicht mehr benötigt werden.

Schritte:

1. Geht zu Verwaltung > Kontakte.
2. Klickt auf die drei Punkte neben dem Kontakt und wählt Löschen.
3. Bestätigt die Löschung.

Hinweis:
Gelöschte Kontakte können nicht wiederhergestellt werden. Prüft daher vorher, ob der Kontakt noch in einem Modul genutzt wird.

Wie weise ich einen Kontakt einem bestimmten Standort zu?

Zusammenfassung:
Kontakte können bestimmten Standorten zugewiesen werden, um sicherzustellen, dass sie nur für diese Standorte verfügbar sind.

Schritte:

1. Öffnet den Kontakt über Verwaltung > Kontakte.
2. Navigiert zum Bereich Zugewiesene Standorte.
3. Wählt die gewünschten Standorte aus.
4. Klickt auf Speichern.

Hinweis:
Nur zugewiesene Kontakte können an den entsprechenden Standorten verwendet werden, z. B. für das Gerätemodul oder den Produktrückruf.

Lieferanten verwalten

Zusammenfassung:
Lieferanten werden analog zu Kontakten angelegt. Sie sind vor allem für das Modul Produktrückruf relevant.

Schritte:

1. Geht zu Verwaltung > Kontakte und klickt auf Hinzufügen.
2. Wählt Lieferant.
3. Gebt die Stammdaten ein:
   • Firma, Ansprechpartner, Telefonnummer, E-Mail-Adresse.
4. Klickt auf Speichern.

Einsatzmöglichkeiten:

• Lieferanten können bei Produktrückrufen direkt informiert werden.
• Kontaktdaten wie Telefonnummer und E-Mail-Adresse sind essenziell, um die Kommunikation sicherzustellen.

Fazit

Kontakte und Lieferanten in QMSpot bieten euch die Möglichkeit, interne und externe Ansprechpartner zentral zu verwalten. Sie unterstützen euch dabei, in Modulen wie dem Gerätemodul oder Produktrückruf effizient zu arbeiten.

Empfehlungen:

• Pflegt die Kontaktdaten regelmäßig, um eine reibungslose Kommunikation zu gewährleisten.
• Weist Kontakte Standorten zu, um eine klare Struktur zu schaffen.

Vielen Dank fürs Zuschauen! Wenn ihr Fragen habt, besucht gerne unsere wöchentliche Sprechstunde montags um 9:30 Uhr oder meldet euch direkt bei uns. Viel Spaß mit QMSpot und bis zum nächsten Video!