Verwaltung - MY Modul
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      06 - QMSpot - How to - Benutzer anlegen & Verwalten | UPDATE - 06.06.2024

      Das nächste Thema in unserem Webcast – Benutzer anlegen & Verwalten & MY Modul.

      Die folgenden Fragen werden beantwortet:
       
       

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      Zusammenfassung Video Inhalt

      Einleitung

      Herzlich willkommen zu unserem Webcast! Heute widmen wir uns dem Thema: Benutzer anlegen und verwalten in QMSpot. In diesem Video zeigen wir euch, wie ihr Benutzer effizient erstellen, verwalten und ihre Zugriffsrechte anpassen könnt. Zudem klären wir alle relevanten Fragen zu Benutzerrollen und Benutzergruppen.

      Themenübersicht

      Im heutigen Video beantworten wir folgende Fragen:

      • Wie erstelle ich einen neuen Benutzer?
      • Wie bearbeite ich einen Benutzer?
      • Wie lege ich Benachrichtigungen und Berichte für einen Benutzer fest?
      • Wie lösche ich einen Benutzer?
      • Wozu dienen Benutzergruppen?
      • Wie erstelle und bearbeite ich Benutzergruppen?
      • Was sind Benutzerrollen?
      • Wie erstelle ich neue Benutzerrollen?
      • Wie gebe ich Benutzern bestimmte Zugriffsrechte im System?

      Wir empfehlen, das Video chronologisch durchzugehen. Falls ihr bestimmte Themen schneller finden möchtet, könnt ihr die Zeitmarkierungen nutzen.

      Wie erstelle ich einen neuen Benutzer?

      Zusammenfassung:
      Das Erstellen eines neuen Benutzers erfolgt über das Menü Verwaltung > Benutzer.

      Schritte:

      1. Navigiert zu Verwaltung > Benutzer und klickt auf Hinzufügen.
      2. Gebt die Stammdaten ein:
        • Vorname, Nachname, Benutzername (eindeutig), Zeitzone und Sprache (Pflichtfelder).
        • Optional: E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Benutzerrolle und Benutzergruppe.
      3. Vergebt ein Initialpasswort, das der Benutzer nach dem ersten Login ändern muss.
      4. Wählt einen Standort und eine Benutzergruppe aus.
      5. Klickt auf Speichern.

      Hinweis:
      Schaut euch vor dem Anlegen eines Benutzers die Abschnitte zu Benutzergruppen und Benutzerrollen an, um eine optimale Zuweisung vorzunehmen.

      Wie bearbeite ich einen Benutzer?

      Zusammenfassung:
      Bereits angelegte Benutzer können jederzeit bearbeitet werden, um z. B. Rollen, Gruppen oder Standorte zu aktualisieren.

      Schritte:

      1. Klickt auf den Benutzer in der Übersicht oder auf die drei Punkte und wählt Bearbeiten.
      2. Ändert die gewünschten Daten, wie z. B.:
        • Benutzerrolle oder Benutzergruppe.
        • E-Mail-Adresse oder Telefonnummer.
        • Zuweisung zusätzlicher Standorte.
      3. Klickt auf Speichern.

      Wie lege ich Benachrichtigungen und Berichte für einen Benutzer fest?

      Zusammenfassung:
      Benachrichtigungen und Berichte können individuell für jeden Benutzer angepasst werden.

      Schritte:

      1. Öffnet den Benutzer und scrollt zu den Einstellungen:
        • Wählt aus, ob der Benutzer Systemmeldungen, E-Mail-Benachrichtigungen oder beides erhalten soll.
        • Legt fest, ob der Benutzer bei bestimmten Ereignissen, wie Mängeln oder Aufgaben, informiert werden soll.
      2. Für Berichte:
        • Aktiviert z. B. den täglichen Bericht meiner Aufgaben oder den Bericht Administration.
        • Wählt eine Uhrzeit für die Zustellung der Berichte aus.
      3. Klickt auf Speichern.

      Hinweis:
      Benutzer können diese Einstellungen auch selbst in ihrem Profil anpassen.

      Wie lösche ich einen Benutzer?

      Zusammenfassung:
      Benutzer können gelöscht werden, wenn sie nicht mehr benötigt werden. Alternativ könnt ihr sie auf inaktiv setzen, um Daten langfristig verfügbar zu halten.

      Schritte:

      1. Geht zu Verwaltung > Benutzer, klickt auf die drei Punkte und wählt Löschen.
      2. Bestätigt die Löschung.

      Hinweis:

      • Gelöschte Benutzer können nicht wiederhergestellt werden.
      • Bei inaktiven Benutzern bleiben alle Daten erhalten, und sie können später reaktiviert werden.

      Wozu dienen Benutzergruppen?

      Zusammenfassung:
      Benutzergruppen bündeln Personen mit ähnlichen Tätigkeiten oder Verantwortlichkeiten, um die Aufgaben- und Rechtevergabe zu vereinfachen.

      Anwendungsbeispiele:

      • Küche: Unterteilung in Posten wie Gardemanger oder Saucier.
      • Service: Gastraum, Bar oder Rezeption.
      • Einzelhandel: Abteilungen wie Obst/Gemüse oder Haushaltswaren.

      Vorteile:

      • Gruppenzuweisungen bleiben dynamisch. Neue Benutzer können jederzeit hinzugefügt oder entfernt werden.
      • Einzelzuweisungen sollten vermieden werden, um bei Änderungen keine mehrfachen Anpassungen durchführen zu müssen.

      Wie erstelle und bearbeite ich Benutzergruppen?

      Zusammenfassung:
      Benutzergruppen werden im Reiter Benutzergruppen unter Verwaltung > Benutzer erstellt und verwaltet.

      Schritte:

      1. Klickt auf Hinzufügen.
      2. Gebt einen Gruppennamen ein, z. B. „Küche“ oder „Service“.
      3. Fügt die gewünschten Benutzer hinzu.
      4. Klickt auf Speichern.

      Bearbeiten:

      1. Klickt auf die Benutzergruppe oder auf die drei Punkte und wählt Bearbeiten.
      2. Ändert den Gruppennamen oder die zugewiesenen Benutzer.
      3. Klickt auf Speichern.

      Was sind Benutzerrollen?

      Zusammenfassung:
      Benutzerrollen bestimmen, welche Rechte ein Benutzer im System hat. Sie definieren, was ein Benutzer sehen, bearbeiten oder verwalten darf.

      Anwendungsbeispiele:

      • QS (Qualitätssicherung): Zugriff auf Berichte und Checklisten, aber keine Verwaltung von Aufgaben.
      • Mitarbeiter: Zugriff auf zugewiesene Aufgaben und Checklisten.

      Hinweis:
      Rollen sollten sorgfältig geplant werden, da sie die Grundlage für Berechtigungen bilden.

      Wie erstelle ich neue Benutzerrollen?

      Zusammenfassung:
      Neue Benutzerrollen werden im Reiter Benutzerrollen unter Verwaltung > Benutzer erstellt.

      Schritte:

      1. Klickt auf Hinzufügen.
      2. Gebt einen Rollennamen und eine Beschreibung ein.
      3. Wählt aus, welche Module und Funktionen der Rolle zugeordnet werden:
        • Checklisten: Erstellen, Verwalten, Analysieren.
        • Mängel: Verwalten, Zuweisen.
        • Berichte: Einsehen, Analysieren.
      4. Klickt auf Speichern.

      Hinweis:
      Berechtigungen können auch individuell für einzelne Benutzer ergänzt werden.

      Wie gebe ich Benutzern bestimmte Zugriffsrechte im System?

      Zusammenfassung:
      Zusätzliche Berechtigungen können individuell pro Benutzer vergeben werden, unabhängig von der Benutzerrolle.

      Schritte:

      1. Öffnet den Benutzer und scrollt zu den Berechtigungen.
      2. Aktiviert oder deaktiviert die gewünschten Zugriffsrechte.
      3. Klickt auf Speichern.

      Hinweis:
      Individuelle Rechte überschreiben die standardmäßigen Rechte der Benutzerrolle.

      Fazit

      Benutzerverwaltung in QMSpot erfordert ein systematisches Vorgehen. Plant im Voraus, wie ihr Benutzergruppen und Benutzerrollen einsetzt, um Aufgaben, Rechte und Benachrichtigungen effizient zu steuern.

      Empfehlungen:

      • Nutzt Benutzergruppen, um Zuweisungen dynamisch zu halten.
      • Legt klare Benutzerrollen fest, um Rechte gezielt zu steuern.
      • Setzt Benutzer auf „inaktiv“, anstatt sie direkt zu löschen, um Datenverlust zu vermeiden.

      Vielen Dank fürs Zuschauen! Wenn ihr Fragen habt, besucht unsere wöchentliche Sprechstunde montags um 9:30 Uhr oder meldet euch direkt bei uns. Viel Spaß mit QMSpot und bis zum nächsten Video!