Verwaltung - MY Modul
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      05 - QMSpot - How to - Standorte anlegen & Verwalten - UPDATE | 23.05.2024

      Lerne alles über das Erstellen, Verwalten und Verwenden von Standorten und Standortkategorien im MY Modul

      Dieses Video beantwortet Dir die folgenden Fragen:

       

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      Zusammenfassung Video Inhalt

      Einleitung

      Herzlich willkommen zu unserem Webcast „How to QMSpot“! Heute dreht sich alles um das Anlegen und Verwalten von Standorten in QMSpot. Ziel ist es, dass ihr nach diesem Video eigenständig Standorte anlegen, bearbeiten, pausieren und löschen könnt. Außerdem zeigen wir euch, wie ihr Standorte kategorisiert und konfiguriert.

      Themenübersicht

      Im heutigen Video beantworten wir folgende Fragen:

      • Wie kann ich einen neuen Standort anlegen?
      • Wie bearbeite ich einen Standort?
      • Wie kann ich einen Standort pausieren?
      • Wie aktiviere ich einen pausierten Standort?
      • Kann ich einen Standort löschen?
      • Welche Einstellungen kann ich an einem Standort festlegen?
      • Wie kann ich alle Aufgaben für einen Standort an Schließtagen pausieren?
      • Wozu dienen die Kategorien bei Standorten?
      • Wie erstelle oder bearbeite ich Standortkategorien?
      • Wie lösche ich Standortkategorien?

      Wie kann ich einen neuen Standort anlegen?

      Zusammenfassung:
      Standorte können über das Menü Verwaltung > Standorte > Hinzufügen angelegt werden.

      Schritte:

      1. Navigiert zu Verwaltung > Standorte und klickt auf Hinzufügen.
      2. Gebt die Stammdaten ein:
        • Standortname.
        • Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse (optional, aber hilfreich).
        • Öffnungsdatum und Sitzplatzanzahl (optional, z. B. für BI-Auswertungen relevant).
      3. Wählt eine Zeitzone aus (bei internationalen Standorten wichtig).
      4. Fügt Benutzer und Kategorien hinzu, falls diese bereits angelegt sind.
      5. Klickt auf Speichern, um den Standort zu erstellen.

      Wie bearbeite ich einen Standort?

      Zusammenfassung:
      Bereits angelegte Standorte können jederzeit bearbeitet werden.

      Schritte:

      1. Klickt auf den gewünschten Standort oder wählt über die drei Punkte Bearbeiten.
      2. Ändert die gewünschten Daten wie Adresse, Telefonnummer, Kategorien oder Benutzer.
      3. Klickt auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen.

      Wie kann ich einen Standort pausieren?

      Zusammenfassung:
      Standorte können pausiert werden, um z. B. Aufgaben und Berichte temporär zu stoppen.

      Schritte:

      1. Öffnet die Bearbeitungsansicht des Standorts.
      2. Klickt auf den roten Button Standort pausieren.
      3. Bestätigt die Abfrage, dass:
        • Zukünftige Aufgaben gelöscht und keine neuen erzeugt werden.
        • Tagesberichte pausiert werden.
      4. Optional: Aktiviert die Checkbox Messwerte von Sensoren weiterhin übernehmen, falls Kühleinheiten weiter überwacht werden sollen.
      5. Klickt auf Ja, um den Standort zu pausieren.

      Hinweis:
      Pausierte Standorte werden in der Übersicht als „Geschlossen“ markiert.

      Wie aktiviere ich einen pausierten Standort?

      Zusammenfassung:
      Ein pausierter Standort kann jederzeit wieder aktiviert werden.

      Schritte:

      1. Öffnet die Bearbeitungsansicht des pausierten Standorts.
      2. Klickt auf den grünen Button Standort öffnen.
      3. Bestätigt die Abfrage, dass:
        • Aufgaben wieder erzeugt werden.
        • Tagesberichte und Messwerte gespeichert werden.
      4. Klickt auf Ja, um den Standort wieder zu aktivieren.

      Kann ich einen Standort löschen?

      Zusammenfassung:
      Standorte können gelöscht werden, jedoch gehen dabei alle zugehörigen Daten verloren.

      Schritte:

      1. Klickt auf die drei Punkte des Standorts und wählt Löschen.
      2. Bestätigt die Abfrage, dass ihr den Standort endgültig löschen möchtet.

      Hinweis:

      • Gelöschte Standorte können nicht wiederhergestellt werden. Jeder neu angelegte Standort erhält eine eigene ID.
      • Wenn ihr einen Standort versehentlich gelöscht habt, kontaktiert den Support unter support@qmspot.com, um eine Wiederherstellung zu beantragen.

      Welche Einstellungen kann ich an einem Standort festlegen?

      Zusammenfassung:
      Standorte bieten diverse Konfigurationsmöglichkeiten.

      Mögliche Einstellungen:

      • Stammdaten: Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Öffnungsdatum.
      • Kategorien: Zuweisung von Regionen oder Verantwortlichen (wichtig für Filterfunktionen).
      • Benutzer: Direkte Zuweisung von Mitarbeitern.
      • Konfiguration drucken: Übersicht aktiver Checklisten und Aufgaben als PDF generieren.

      Wie kann ich alle Aufgaben für einen Standort an Schließtagen pausieren?

      Zusammenfassung:
      Für Feiertage oder temporäre Schließungen können Aufgaben pausiert oder gelöscht werden.

      Optionen:

      1. Standort pausieren:
        • Aufgaben werden gestoppt, und keine neuen Fälligkeiten entstehen.
        • Standort muss manuell wieder aktiviert werden.
      2. Aufgaben löschen:
        • Nachträgliches Löschen von Aufgaben über das Popup beim Login oder die Bereinigungsfunktion.

      Hinweis:
      Eine automatische Feiertagseinstellung ist derzeit nicht verfügbar, aber in Planung.

      Wozu dienen die Kategorien bei Standorten?

      Zusammenfassung:
      Kategorien ermöglichen die Gruppierung und Filterung von Standorten nach Regionen oder Verantwortlichkeiten.

      Anwendungsbeispiele:

      • Regionale Kategorien wie „Nord“ oder „Süd“.
      • Zuweisung von Verantwortlichen wie „Regionalleiter A“.

      Vorteile:

      • Erleichterte Verwaltung bei mehreren Standorten (ab ca. fünf Standorten sinnvoll).
      • Verbesserte Filtermöglichkeiten in Berichten und BI-Tools.

      Wie erstelle oder bearbeite ich Standortkategorien?

      Zusammenfassung:
      Kategorien können im Reiter Kategorien unter Verwaltung > Standorte verwaltet werden.

      Schritte:

      1. Klickt auf Kategorien > Hinzufügen.
      2. Gebt einen Namen für die Kategorie ein, z. B. „Region Nord“.
      3. Speichert die Kategorie.

      Bearbeiten:

      1. Klickt auf die Kategorie oder wählt Bearbeiten über die drei Punkte.
      2. Ändert den Namen oder andere Einstellungen.
      3. Speichert die Änderungen.

      Wie lösche ich Standortkategorien?

      Zusammenfassung:
      Kategorien können über das Menü gelöscht werden.

      Schritte:

      1. Klickt auf die drei Punkte der Kategorie und wählt Löschen.
      2. Bestätigt die Abfrage, dass ihr die Kategorie endgültig löschen möchtet.

      Hinweis:
      Gelöschte Kategorien werden auch aus allen zugewiesenen Standorten entfernt.

      Fazit

      In diesem Video habt ihr gelernt, wie ihr Standorte in QMSpot anlegt, verwaltet und konfiguriert. Kategorien und Filterfunktionen erleichtern die Übersicht und das Management, insbesondere bei vielen Standorten.

      Empfehlungen:

      • Legt Kategorien für Standorte ab fünf oder mehr Standorten an.
      • Setzt Standorte auf „pausiert“, anstatt sie zu löschen, wenn eine vorübergehende Schließung geplant ist.
      • Meldet euch bei Problemen mit gelöschten Standorten beim Support.

      Vielen Dank fürs Zuschauen! Wenn ihr Fragen habt, schreibt uns oder besucht unsere wöchentliche Sprechstunde montags um 9:30 Uhr. Viel Erfolg mit QMSpot und bis zum nächsten Video!